ERP (Enterprise Resource Planning) označava klasu poslovnog softvera namenjenu sveobuhvatnom upravljanju preduzećem kroz praćenje materijalnih, novčanih i informacionih tokova. ERP informacioni sistemi su paketi manjih programa, objedinjenih prema oblastima-modulima, koje rade nad jedinstvenom bazom podataka gde se evidentiraju sve poslovne transakcije. Svrha postojanja informacionog sistema (pa i ERP-a) je da, kako mu ime kaže, korisniku pruži tačnu, kvalitetnu i pravovemenu informaciju. Budući da su ERP sistemi izgrađeni nad relacionim bazama oni imaju impresivne izveštajne mogućnosti (samim tim i predispozicije za ostvarivanje sopstvene svrhe)!
Reč Enterprise (preduzeće) u ERP-u označava da je ovo klasa poslovnog softvera namenjena pre svega srednjim i velikim preduzećima. Šta stvarno određuje veličinu preduzeća? Da li je to broj zaposlenih? Ili visina prometa i profita? Kada ono treba da uvede ERP? Moja prva asocijacija je ulazak preduzeća u fazu „zrelosti“, a dr Isak Adižes bi verovatno rekao da su to preduzeća koja su došla do faze adolescencije (ovo ne znači i da su je preživela, pre da se javila svesnost da treba urediti poslovne procese i izvršiti profesionalizaciju kompanije). Znači, kada osnivate preduzeća bežite od ERP-a ili će vas „ugušiti“! Odmah po nastajanju kompanije treba da naprave pare da bi preživele, niti ima potrebe za detaljnim evidencijama (koje idu uz ERP) niti one nečemu služe kada imamo mali obim prometa. Nova preduzeća uspešno uvode ERP jedino ako su to podružnice ili franšize (roll-out implementacije); u suprotnom, posebno ako preduzeće ima eksterno knjigovodstvo, preporučujem vam Word i/ili Excel! Kasnije se javlja potreba za korišćenjem neke poslovne aplikacije. Da se ne lažemo, puno njih ne nosi sa sobom epitet ERP-a što ih ne sprečava da budu odlični poslovni softveri. Kada njih menjamo ERP-om? Kada stvarno postoji potreba za prelazak na ERP? Odgovor je: onog trenutka kada se urede poslovni procesi, kada postoji jasna organizacija rada, prava i ovlašćenja zaposlenih. Tada možete da definišete koji radnik, u kojoj fazi poslovnog procesa, unosi potrebne informacije u sistem. Lančano, prikupljaju se sveobuhvatne informacije koje se mogu iskoristiti za kontrolu, i korektivne mere…
Reč Resource (resursi) govori o tome da ERP prati sve resurse u jednom preduzeću: ljude, sirovine, poluproizvode, proizvode, robu, novac, osnovna sredstva… Baš sve! Samim tim, ERP možemo da nazovemo integralnim (integrisanim) informacionim sistemom. Ovo je sistem koji je zasnovan na svim strukturiranim dokumentima iz nabavke, prodaje, proizvodnje, knjigovodstva… U praksi, podaci u ERP mogu da ulaze i iz eksternih aplikacija sa kojima se on integriše, kao što su: aplikacije za: kase, mobilno poručivanje, skladišno poslovanje, B2B, DMS, BI i mnoge druge. Što je više aplikacija to su veći izgledi da finalne informacije neće imati željeni integritet. Stoga, ako planiramo da povežemo ERP sa drugim sistemima to treba uraditi na taj način da se obezbedi interitet informacija.
Poslednje slovo u skraćenici ERP Planning (planiranje) govori o tome šta razlikuje uspešna od neuspešnih preduzeća. To je planiranje! Dobar ERP treba da u sebi poseduje mehanizme za planiranje i praćenje realizacije. U praksi, to su šifarnici označeni kao: organizacione jedinice, mesta troška, profitni centri… Oni se dodaju kao veza na dokumentima čijim potvrđivanjem i knjiženjem ulaze u analitiku i mogu da se iskoriste za praćenje troškova i prihoda prema objedinjujućim kriterijumima.
Ono što ERP još značajno razlikuje od drugih knjigovodstvenih aplikacija je projektni pristup njegovom uspostavljanju. ERP sistemi su složena mašinerija, veliki softveri koje treba parametrizovati u zavisnosti od delatnosti i potreba preduzeća. Samim tim njihovu implementaciju prati značajna količina konsultantskog rada: snimanje stanja, analiza zahteva, izrada i usaglašavanje Nacrta uvođenja, parametrizacija, simulacija, izmena početnih postavki, postavljanje ovlašćenja, obuka… Uvođenjem ERP-a vršite redizajn sopstvenih poslovnih procesa, a često i menjate organizaciju kompanije. Ovo je veoma ozbiljna operacija, a da bi uspela potrebno je ispuniti tri preduslova: spremnost rukovodstva i kompanije za promene, poznavanje sopstvenog posla i jasna očekivanja šta novo rešenje treba da pruži, volja za učenjem… Zatim, potreban je na drugoj strani iskusan konsultantski tim koji je prošao dovoljno implementacija, ima iskustva u delatnosti vašeg preduzeća, spreman je da sasluša korisnike i da predloži neophodne izmene. Na kraju, potrebno je da se izabere kvalitetno ERP rešenje. Šta je to kvalitetan ERP? Teško je dati odgovor koji nije subjektivno obojen. Preporučujemo da, ako se odlučite za nabavku ERP rešenja, tražite ona koja imaju veći broj referenci u preduzećima sličnim vašem.
Izbor ERP-a je obično dug proces, a dobra implementacija traži puno volje i odricanja. Rezultat je poslovni informacioni sistem koji može da odgovori na vaše potrebe, omogućava prikupljanje i čuvanje podataka iz svih poslovnih funkcija. Ali, što je najvažnije, može da vam pruži pravovremene i kvalitetne informacije.