ERP rešenja se značajno razlikuju od tradicionalnih poslovnih (knjigovodstvenih) aplikacija. „Poslovne programe“ odlikuje to da poseduju sve nužne funkcionalnosti (nabavka, prodaja, knjigovodstvo, jednostavnija proizvodnja), imaju nisku cenu, ne zahtevaju skup server ili bazu podataka, brzo se uvode, jeftini su za održavanje… Sasvim sigurno, oni su dobar izbor za preduzeće dok ne poraste do određene veličine. Tada se neminovno javlja potreba za ERP-om. ERP (Enterprise Resource Planning) označava klasu softvera koji se koriste za podršku složenim informacionim sistemima, u praksi kod srednjih i velikih preduzeća, gde je od vitalnog značaja definisati organizacionu strukturu, izvršiti podelu rada i odgovornosti, omogućiti praćenje svih resursa…
Za uspešnu implementaciju ERP rešenja potrebno je koristiti projektni pristup. Samim tim, potrebna je kvalitetna metodologija, proistekla iz prakse, koja će ispratiti sve faze uvođenja i omogućiti uspešan završetak projekta u skladu sa projektovanim budžetom i troškovima. U svojoj dosadašnjoj karijeri sreo sam se sa nekoliko metodologija uvođenja ERP rešenja. Sve one su veoma slične, a u tekstu koji sledi želim da opišem uobičajene faze uspostavljanja informacionog sistema kako bi ste, ako se jednoga dana odlučite da uvedete ERP, znali šta vas čeka…
Nakon što se potpiše ugovor i definišu projektni timovi pristupa se Snimanju stanja. Snimanje stanja vrši se metodom intervijua. Konsultanti razgovaraju sa ključnim zaposlenima, zaduženim za određenu poslovnu funkciju i od njih prikupljaju informacije o tome kako se odvijaju poslovni procesi (procesi, aktivnosti, dokumenti). To sve beleže, a zatim daju predlog rešenja u pisanom obliku. Dokument koji nastane na ovaj način zove se Nacrt uvođenja, njegov sadržaj se usaglašava od obe ugovorne strane, a on je predluslov da bi se počelo sa procesom implementacije informacionog sistema. Ukoliko je kompanija već uvela ISO 900x standard to može da bude od velike koristi prilikom pravljenja Nacrta uvođenja, ali ne isključuje potrebu za snimanjem stanja.
Sledeću fazu čini kreiranje baze, instalacija i parametrizacija prototipa. Takođe, u ovoj fazi se vrši i prilagođavanje dokumenata, u skladu sa ugovorom. Ideja je da se, na demo bazi, kreira informacioni sistem koji u mnogome podseća na onaj koji će biti pušten u produkciju. Podešavanje softvera je proces koji se odvija u nekoliko ciklusa, a između njih se periodično održavaju sastanci između konsultanata i ključnih osoba zaposlenih na kojima se ustanovljava da li sistem ispunjava tražena očekivanja. Kada se proces usaglašavanja završi potpisuje se dokument o usaglašenosti prototipa.
Na gotovom prototipu sledi obuka ključnih i ostalih korisnika. Ovo je prilika da se softver dodatno testira, tako da se manji nedostaci otklanjaju u hodu. Nakon što je obuka gotova, a sistem do kraja podešen, on se pušta u rad.
Informacioni sistem je podrška organizacionom sistemu, a organizacija je nešto što se stalno menja pod uticajem promena koje dolaze iz okruženja. Zbog toga je od presudne važnosti uvesti informacioni sistem u što kraćem roku, u periodu ne dužem od 6 meseci.
