ЕРП (Enterprise Resource Planning) означава класу пословног софтвера намењену свеобухватном управљању предузећем кроз праћење материјалних, новчаних и информационих токова. ЕРП информациони системи су пакети мањих програма, обједињених према областима-модулима, које раде над јединственом базом података где се евидентирају све пословне трансакције. Сврха постојања информационог система (па и ЕРП-а) је да, како му име каже, кориснику пружи тачну, квалитетну и правовемену информацију. Будући да су ЕРП системи изграђени над релационим базама они имају импресивне извештајне могућности (самим тим и предиспозиције за остваривање сопствене сврхе)!
Реч Enterprise (предузеће) у ЕРП-у означава да је ово класа пословног софтвера намењена пре свега средњим и великим предузећима. Шта стварно одређује величину предузећа? Да ли је то број запослених? Или висина промета и профита? Када оно треба да уведе ЕРП? Моја прва асоцијација је улазак предузећа у фазу „зрелости“, а др Исак Адижес би вероватно рекао да су то предузећа која су дошла до фазе адолесценције (ово не значи и да су је преживела, пре да се јавила свесност да треба уредити пословне процесе и извршити професионализацију компаније). Значи, када оснивате предузећа бежите од ЕРП-а или ће вас „угушити“! Одмах по настајању компаније треба да направе паре да би преживеле, нити има потребе за детаљним евиденцијама (које иду уз ЕРП) нити оне нечему служе када имамо мали обим промета. Нова предузећа успешно уводе ЕРП једино ако су то подружнице или франшизе (ролл-оут имплементације); у супротном, посебно ако предузеће има екстерно књиговодство, препоручујем вам Wорд и/или Еxцел! Касније се јавља потреба за коришћењем неке пословне апликације. Да се не лажемо, пуно њих не носи са собом епитет ЕРП-а што их не спречава да буду одлични пословни софтвери. Када њих мењамо ЕРП-ом? Када стварно постоји потреба за прелазак на ЕРП? Одговор је: оног тренутка када се уреде пословни процеси, када постоји јасна организација рада, права и овлашћења запослених. Тада можете да дефинишете који радник, у којој фази пословног процеса, уноси потребне информације у систем. Ланчано, прикупљају се свеобухватне информације које се могу искористити за контролу, и корективне мере…
Реч Resource (ресурси) говори о томе да ЕРП прати све ресурсе у једном предузећу: људе, сировине, полупроизводе, производе, робу, новац, основна средства… Баш све! Самим тим, ЕРП можемо да назовемо интегралним (интегрисаним) информационим системом. Ово је систем који је заснован на свим структурираним документима из набавке, продаје, производње, књиговодства… У пракси, подаци у ЕРП могу да улазе и из екстерних апликација са којима се он интегрише, као што су: апликације за: касе, мобилно поручивање, складишно пословање, Б2Б, ДМС, БИ и многе друге. Што је више апликација то су већи изгледи да финалне информације неће имати жељени интегритет. Стога, ако планирамо да повежемо ЕРП са другим системима то треба урадити на тај начин да се обезбеди интеритет информација.
Последње слово у скраћеници ЕРП Planning (планирање) говори о томе шта разликује успешна од неуспешних предузећа. То је планирање! Добар ЕРП треба да у себи поседује механизме за планирање и праћење реализације. У пракси, то су шифарници означени као: организационе јединице, места трошка, профитни центри… Они се додају као веза на документима чијим потврђивањем и књижењем улазе у аналитику и могу да се искористе за праћење трошкова и прихода према обједињујућим критеријумима.
Оно што ЕРП још значајно разликује од других књиговодствених апликација је пројектни приступ његовом успостављању. ЕРП системи су сложена машинерија, велики софтвери које треба параметризовати у зависности од делатности и потреба предузећа. Самим тим њихову имплементацију прати значајна количина консултантског рада: снимање стања, анализа захтева, израда и усаглашавање Нацрта увођења, параметризација, симулација, измена почетних поставки, постављање овлашћења, обука… Увођењем ЕРП-а вршите редизајн сопствених пословних процеса, а често и мењате организацију компаније. Ово је веома озбиљна операција, а да би успела потребно је испунити три предуслова: спремност руководства и компаније за промене, познавање сопственог посла и јасна очекивања шта ново решење треба да пружи, воља за учењем… Затим, потребан је на другој страни искусан консултантски тим који је прошао довољно имплементација, има искуства у делатности вашег предузећа, спреман је да саслуша кориснике и да предложи неопходне измене. На крају, потребно је да се изабере квалитетно ЕРП решење. Шта је то квалитетан ЕРП? Тешко је дати одговор који није субјективно обојен. Препоручујемо да, ако се одлучите за набавку ЕРП решења, тражите она која имају већи број референци у предузећима сличним вашем.
Избор ЕРП-а је обично дуг процес, а добра имплементација тражи пуно воље и одрицања. Резултат је пословни информациони систем који може да одговори на ваше потребе, омогућава прикупљање и чување података из свих пословних функција. Али, што је најважније, може да вам пружи правовремене и квалитетне информације.