ЕРП решења се значајно разликују од традиционалних пословних (књиговодствених) апликација. „Пословне програме“ одликује то да поседују све нужне функционалности (набавка, продаја, књиговодство, једноставнија производња), имају ниску цену, не захтевају скуп сервер или базу података, брзо се уводе, јефтини су за одржавање… Сасвим сигурно, они су добар избор за предузеће док не порасте до одређене величине. Тада се неминовно јавља потреба за ЕРП-ом. ЕРП (Enterprise Resource Planning) означава класу софтвера који се користе за подршку сложеним информационим системима, у пракси код средњих и великих предузећа, где је од виталног значаја дефинисати организациону структуру, извршити поделу рада и одговорности, омогућити праћење свих ресурса…
За успешну имплементацију ЕРП решења потребно је користити пројектни приступ. Самим тим, потребна је квалитетна методологија, проистекла из праксе, која ће испратити све фазе увођења и омогућити успешан завршетак пројекта у складу са пројектованим буџетом и трошковима. У својој досадашњој каријери срео сам се са неколико методологија увођења ЕРП решења. Све оне су веома сличне, а у тексту који следи желим да опишем уобичајене фазе успостављања информационог система како би сте, ако се једнога дана одлучите да уведете ЕРП, знали шта вас чека…
Након што се потпише уговор и дефинишу пројектни тимови приступа се Снимању стања. Снимање стања врши се методом интервијуа. Консултанти разговарају са кључним запосленима, задуженим за одређену пословну функцију и од њих прикупљају информације о томе како се одвијају пословни процеси (процеси, активности, документи). То све бележе, а затим дају предлог решења у писаном облику. Документ који настане на овај начин зове се Нацрт увођења, његов садржај се усаглашава од обе уговорне стране, а он је предлуслов да би се почело са процесом имплементације информационог система. Уколико је компанија већ увела ISO 900x стандард то може да буде од велике користи приликом прављења Нацрта увођења, али не искључује потребу за снимањем стања.
Следећу фазу чини креирање базе, инсталација и параметризација прототипа. Такође, у овој фази се врши и прилагођавање докумената, у складу са уговором. Идеја је да се, на демо бази, креира информациони систем који у многоме подсећа на онај који ће бити пуштен у продукцију. Подешавање софтвера је процес који се одвија у неколико циклуса, а између њих се периодично одржавају састанци између консултаната и кључних особа запослених на којима се установљава да ли систем испуњава тражена очекивања. Када се процес усаглашавања заврши потписује се документ о усаглашености прототипа.
На готовом прототипу следи обука кључних и осталих корисника. Ово је прилика да се софтвер додатно тестира, тако да се мањи недостаци отклањају у ходу. Након што је обука готова, а систем до краја подешен, он се пушта у рад.
Информациони систем је подршка организационом систему, а организација је нешто што се стално мења под утицајем промена које долазе из окружења. Због тога је од пресудне важности увести информациони систем у што краћем року, у периоду не дужем од 6 месеци.
